Pour faire fonctionner de manière optimale leurs caisses, les entreprises se doivent bien évidemment d’utiliser un logiciel de caisse. Généralement intégré à un tiroir-caisse ou à un ordinateur, ce logiciel sert de caisse enregistreuse professionnelle permettant ainsi à son utilisateur de gérer l’ensemble des encaissements.
Il dispose de plusieurs fonctionnalités aussi importantes les unes que les autres. Leurs utilités dépendent en partie de l’utilisation que vous en ferez et du type de caisse que vous tenez. Quelles sont alors les principales fonctionnalités d’un logiciel de caisse ?
La facturation
L’une des principales fonctions d’un logiciel de caisse est d’assurer l’enregistrement des différentes transactions effectuées en magasin de la manière la plus simple possible. Pour un commerce en détail, l’objectif en termes de facturation est de disposer d’un logiciel capable de scanner et de vendre rapidement les produits.
À l’évidence, un logiciel de caisse permettra de combler ces attentes. Explicitement, ce type de logiciel permet non seulement d’effectuer des ventes, mais également d’enregistrer et de suivre des produits en consigne, des commandes et des achats fournisseurs.
Il en va de même pour les transferts d’inventaires, les réparations, ainsi que les locations de biens meubles.
En disposant d’un logiciel, vous rendez la facturation encore plus facile pour votre magasin étant donné que tout est déjà intégré au système de votre caisse enregistreuse. Cela vous permet de faire moins d’erreurs dans le suivi de vos produits et dans la déduction d’inventaire.
Il faut également ajouter que les factures établies par ce logiciel sont accessibles partout, peu importe l’endroit où vous vous rendez. De ce fait, grâce au logiciel de caisse, vous avez la possibilité de consulter vos données à distance.
La gestion de plusieurs magasins
Le logiciel de caisse a la particularité de faciliter la gestion de plusieurs magasins de la même chaîne sur un même logiciel. En effet, le logiciel vous offre la possibilité de partager entre les différents magasins en ligne ou physiques, votre système de fidélité.
Par ailleurs, il vous permet de consulter et de comparer facilement les différentes ventes effectuées au niveau de chaque point de vente. À l’évidence, ces fonctionnalités vous permettent d’avoir une idée sur les produits et les magasins qui vous rapportent le plus de bénéfice.
Dès lors, ces chiffres peuvent être adaptés à votre stock. La gestion multifonction est sans aucun doute une fonctionnalité utile pour les regroupements d’achats, les franchises ainsi que les chaînes corporatives.
La gestion optimale de l’inventaire
Avoir une idée précise sur la quantité des produits en stocks est l’une des préoccupations majeures d’un marchand. Heureusement pour lui, les logiciels de caisse ont été mis au point.
En effet, ces derniers permettent d’assurer la gestion de votre stock en temps réel. Ils vous permettent aussi d’avoir une idée sur la quantité de vos actifs à une date donnée.
Puisqu’il s’agit d’un logiciel évolué, vous n’aurez qu’à scanner votre stock et il est automatiquement enregistré. Le logiciel de caisse vous épargne des ruptures de stock étant donné qu’il vous donne de l’assurance quant à la rotation de vos produits ou articles.
En outre, il vous permet d’avoir une précision sur la marge que vous réalisez sur vos différents produits. En réalité, il vous aide à fixer le prix de vente pour chaque article. Cet ensemble vous permet de savoir si votre commerce est rentable ou non.
La communication avec la clientèle
Une autre fonctionnalité essentielle du logiciel de caisse concerne la gestion de la communication avec vos clients. Il s’agit d’un paramètre très important étant donné qu’il peut inciter ceux-ci à revenir dans votre magasin.
Dans ce contexte, vous pouvez vous servir de votre logiciel de caisse pour informer vos clients de vos différentes promotions via des mails ou notifications SMS.
Aussi, le logiciel de caisse vous permet de connaître les clients les plus fidèles à vos produits et donc de les récompenser éventuellement. Par ailleurs, il vous permet de constituer une base de données pour clients. Cette base comporte diverses informations, dont les coordonnées, le taux de la TVA, les conditions tarifaires, etc. Soulignons que les différentes promotions que vous enregistrez sont automatiques effectuées par le logiciel sans que le caissier n’ait à effectuer la moindre configuration.
La gestion des commandes fournisseurs et clients
Indispensable, le logiciel de caisse vous aide aussi à mieux planifier vos différentes commandes auprès des fournisseurs. Lorsqu’il y a rupture d’un produit dans votre magasin, vous n’avez qu’à scanner l’article et transmettre les informations nécessaires à votre fournisseur.
Si éventuellement vous êtes intégré avec votre fournisseur, il recevra à temps la commande et l’exécutera dans un délai relativement court. Le logiciel de caisse vous offre la possibilité de modifier à tout moment votre commande et même de l’annuler pour diverses raisons.
Quant aux commandes clients, il peut arriver qu’un de vos clients réserve un produit qu’il achètera plus tard.
De la même manière, un consommateur peut payer une avance sur un produit que vous n’avez plus en stock, mais qui devra être disponible à la prochaine livraison de commande.
Pour gérer ces cas avec votre logiciel de caisse, il vous suffira de scanner le code de l’article et de l’enregistrer dans le dossier du client précisément dans la rubrique » commande ». Dès lors que le produit est disponible, il vous faudra contacter le client qui devra passer finaliser sa commande.
L’uniformisation des rapports et bilans
Un logiciel de caisse permet à son utilisateur d’avoir des bilans concernant différents domaines comme les ventes, la comptabilité, les stocks, etc.
En d’autres termes, il s’agit d’un logiciel qui permet de synthétiser sur une période donnée les différentes activités d’une entreprise commerciale.
Un détail qui permet au gérant ou au manager d’avoir une idée sur l’évolution de son commerce. Pour parvenir à ce résultat, le logiciel se charge de créer ces rapports et de les analyser en temps réel.
La gestion des achats fournisseurs
L’autre fonctionnalité dont dispose le logiciel de caisse concerne l’enregistrement des achats que vous effectuez.
Ces achats sont exécutés pour assurer un bon fonctionnement de votre magasin. C’est ce qui caractérise d’ailleurs la bonne gestion de votre inventaire.
À l’instar des ventes, le logiciel enregistre tous les achats afin d’avoir un bon suivi. Comme mentionné plus haut, cela vous permet de préparer vos différentes commandes auprès de vos fournisseurs.
